Zpracování analýzy sdílení znalostí v organizaci - hledání cesty k inovacím

Šetření podrobně analyzuje nejen aktuální úroveň sdílení znalostí v organizaci, ale i nastavení činností, které toto sdílení znalostí ovlivňují. V organizaci jej vyplňují buď všichni zaměstnanci, nebo skupina zaměstnanců, u níž je sdílení znalostí zapotřebí vyhodnotit.

Tuto analýzu doporučujeme v případě, že jste:

• organizace, která se potýká se ztrátami cenných znalostí (know-how), např. v důsledku odchodu seniorních zaměstnanců,
• organizace, jejíž podstatou konkurenční výhody je intenzivní práce se znalostmi zaměstnanců či inovativnost,
• organizace, která cítí potřebu změny v přístupu k zaměstnancům, a zajímá Vás angažovanost zaměstnanců,
• organizace, jíž záleží na tom, jak ji vnímají stávající, potenciální či bývalí zaměstnanci - pečujete o organizační kulturu,

a zároveň pociťujete nedostatek informací o následujících skutečnostech:

• míře sdílení znalostí v organizaci,
• faktorech, které míru sdílení znalostí v organizaci ovlivňují,
• proč zaměstnanci sdílí (nebo nesdílí) ve Vaší organizaci své znalosti s ostatními,
• vhodných formách a nástrojích pro sdílení znalostí,
• co změnit a co zachovat a rozvíjet v oblasti řízení lidských zdrojů, abyste podpořili sdílení znalostí v organizaci,
• jak vnímají zaměstnanci organizační kulturu a kompetentnost svých nadřízených.

FAQ

Níže naleznete odpovědi na tyto otázky:

1) Proč si nechat analýzu udělat?

2) Komu je analýza určena?

3) V čem spočívá podstata nabízené analýzy?

4) Co všechno je analyzováno v rámci daného šetření?

5) Je možné identifikovat jednotlivé respondenty?

6) Kolik analýza stojí?

7) Jak náročná je administrace dotazníku?

8) Jak vypadá závěrečná zpráva z analýzy sdílení znalostí v organizaci?

9) Můžu se podívat, jak přesně bude dotazník a identifikační list organizace vypadat?

10) Máme mezi zaměstnanci cizince. Nabízíte dotazník i v angličtině?

1) Proč si nechat analýzu udělat?

Sdílení znalostí snižuje riziko ztráty cenných znalostí v případě, že zaměstnanec opustí organizaci. Zároveň, dle výsledků řady studií, sdílení znalostí přispívá k vyšší produktivitě a vyšší výkonnosti organizace, k lepšímu a rychlejšímu řešení problémů, či k snižování nákladů. Nižší bývají například náklady na adaptaci nováčka v organizaci. Rovněž opakované použití znalosti a vyhnutí se opakování stejných chyb vede k snížení nákladů. Navíc sdílení znalostí podporuje inovativnost organizace a přispívá k lepšímu porozumění zákazníkům, dodavatelům a dalším zájmovým skupinám.

Analýzu lze využít k identifikaci prostoru pro zlepšení v oblasti podpory sdílení znalostí i ke zlepšení fungování organizace a mezilidských vztahů v organizaci. Získat můžete i představu, co je vhodné zachovat či prohloubit, protože to již teď sdílení znalostí podporuje.

Nabízená analýza:

• Zjišťuje míru sdílení znalostí v organizaci.
• Nabízí základní indikátory výkonnosti organizace, a to v oblasti finanční výkonnosti, inovativnosti a efektivnosti využití lidských zdrojů.
• Odkrývá faktory, které sdílení znalostí v organizaci ovlivňují.
• Ukazuje místa, na něž je vhodné se zaměřit, má-li dojít k intenzivnějšímu sdílení znalostí v organizaci.
• Odhaluje úzká místa v komunikaci uvnitř firmy.
• Mapuje pohled zaměstnanců na organizační kulturu a management organizace.
• Zachycuje představy zaměstnanců o vlastní kompetentnosti pro výkon práce.
• Shrnuje přednosti současného stavu i prostor pro zlepšení.

2) Komu je analýza určena?

Analýza je vhodná především pro management firem, který:

• Chce zjistit, jak firmu vnímají zaměstnanci, a posílit angažovanost zaměstnanců.
• Chce zjistit, jak napomáhá stávající nastavení řídicích postupů sdílení znalostí v organizaci, a usiluje o větší inovativnost.
• Chce identifikovat případné bariéry sdílení znalostí v organizaci.
• Potřebuje inspiraci a tipy, na co se zaměřit, pro zvýšení intenzity sdílení znalostí v organizaci.

Dotazník, jeho vyhodnocení a následná doporučení jsou vyvinuty pro potřeby středních a velkých firem. Využití je však možné i v menších organizacích či v nepodnikatelském sektoru. Velikost organizace je zohledňována v předkládaných doporučeních. U organizací z nepodnikatelského sektoru není vyhodnocován parametr finanční výkonnosti. Je ale posuzována inovativnost organizace.

3) V čem spočívá podstata nabízené analýzy?

Základním nástrojem pro sběr dat potřebných k analýze je dotazník, který sleduje ukazatele měřící kvalitu řízení, kvalitu lidských zdrojů a pracovního života v podmínkách podniku s akcentem na jejich vliv na sdílení znalostí v organizaci. Ukazatele jsou součástí několika základních tematických celků, tzv. modulů. Analýza všech modulů pak podává komplexní obrázek o organizačním klimatu ovlivňujícím sdílení znalostí, a to prostřednictvím subjektivního hodnocení zaměstnanců podniku. Počet otázek v dotazníku závisí na profesní kategorii respondenta, přičemž dotazník rozlišuje tři kategorie pozic: personalisty, vedoucí pracovníky a ostatní. Vyplnění dotazníku vedoucími pracovníky a personalisty trvá přibližně 30 minut. Ostatním zabere přibližně 20 minut. 

4) Co všechno je analyzováno v rámci daného šetření?

Dotazník se skládá z těchto modulů:

Modul 1: Sdílení znalostí v organizaci

Měří míru sdílení znalostí v organizaci, a to s ohledem na míru dokumentace znalostí a práci se zdokumentovanými znalostmi. Tento modul je zaměřen i na míru sociálních interakcí.

Modul 2: Dopad sdílení znalostí na výkonnost organizace

Jsou vyhodnocovány základní indikátory finanční výkonnosti organizace, vnímavá inovativnost organizace a efektivita využití lidských zdrojů.

Modul 3: Nástroje sdílení

Nástroje sdílení znalostí jsou hodnoceny z pohledu časové frekvence jejich využití a jejich vnímané užitečnosti.

Modul 4: Kvalita managementu

Jsou posuzovány manažerské dovednosti vedoucích pracovníků i to, do jaké míry je vnímána jejich podpora pro sdílení znalostí.

Modul 5: Organizační kultura

Hodnoceny jsou následující aspekty organizační kultury: inovativnost, spravedlnost, spolupráce, výkonová orientace a angažovanost, otevřenost komunikace a vzájemná důvěra.

Modul 6: Charakteristiky zaměstnanců

Je zjišťováno, na kolik charakteristiky zaměstnanců podporují sdílení znalostí. Analyzovány jsou u zaměstnanců 1) pocity, 2) znalosti, schopnosti, dovednosti, 3) vlastnosti, 4) postoje. Je také zjišťováno, jaký typ motivace pro sdílení znalostí u zaměstnanců převažuje.

Modul 7: Řízení lidských zdrojů

Je hodnoceno, do jaké míry současné nastavení postupů řízení lidských zdrojů v organizaci podporuje sdílení znalostí. Pozornost je zaměřena na tyto personální činnosti: 1) zajišťování pracovní síly, 2) organizace práce, 3) retence a propouštění, 4) řízení pracovního výkonu, 5) řízení kariéry, 6) odměňování, 7) vzdělávání a rozvoj, 8) péče o zaměstnance.

Doporučujeme provést komplexní šetření, tj. s využitím všech modulů. Nicméně lze provést i výběrové šetření (zaměřit se jen na konkrétní oblasti), které organizaci zajímají a aplikovat jen zvolené moduly.

5) Je možné identifikovat jednotlivé respondenty?

V rámci šetření jsou pochopitelně dodržována pravidla etického výzkumu. Organizaci je předána souhrnná zpráva neumožňující identifikaci jednotlivých respondentů. Pokud se z organizace zapojí jen malý počet respondentů, nejsou z důvodu zachování anonymity respondentů vyhodnocovány identifikační otázky (s výjimkou informace o počtech respondentů z jednotlivých kategorií pracovních pozic: personalisté, vedoucí pracovníci, ostatní). Způsob předání souhrnné zprávy se předem dohodne. Organizace většinou preferují její zaslání e-mailem.

V případě zájmu ze strany organizace, je samozřejmě možné uzavřít i dohodu o mlčenlivosti těch, co data analyzují.

6) Kolik analýza stojí?

Analýza je zdarma, pokud organizace souhlasí s tím, že získané údaje budou dále využity pro vědecké účely (ověřování vztahů mezi proměnnými) při zachování anonymity respondentů i anonymity zapojených organizací.

7) Jak náročná je administrace dotazníku?

Organizace se nejprve dohodne, zda chce realizovat šetření v plném rozsahu, nebo chce ověřit jen konkrétní oblasti podnikové reality ve vybraných modulech. Dalším krokem je rozhodnutí, zda chce realizovat šetření jen u vybrané skupiny zaměstnanců, či u všech zaměstnanců. Následně se rozhodne, zda zvolí "papírovou verzi" dotazování nebo internetovou variantu dotazníku. Na základě zkušeností doporučujeme spíše internetovou variantu dotazníku.

Před samotnou realizací je vhodné seznámit zaměstnance předem se záměrem provádět výzkum (např. prostřednictvím nástěnky, podnikového časopisu či porady). Zaměstnanci by také měli být informováni o důvodech, proč vedení podobný průzkum organizuje. Vedení by rovněž mělo zdůraznit zaručení anonymity údajů. Zaměstnanci nebudou nikde v dotazníku uvádět své jméno. Budou sice požádáni o vyplnění identifikačních údajů (pohlaví, věková kategorie, nejvyšší dosažené vzdělání, kategorie doby zaměstnání v organizaci), nicméně tyto údaje jsou při analýze brány v potaz, jen pokud se zapojí dostatečný počet respondentů z dané organizace, aby bylo možno zachovat anonymitu respondentů. V případě "papírové formy" by dotazníky měly být sbírány do zapečetěné schránky.

Sběr dat je založen na samovyplňování, tj. respondentovi nejsou otázky čteny tazatelem, ale vyplňování je zcela v respondentově režii. Metoda samovyplňování je zvolena záměrně z důvodu její nižší finanční a organizační náročnosti, ale také psychicky vnímaného komfortu a klidu respondenta.

Vyplnění dotazníku vedoucími pracovníky a personalisty trvá přibližně 30 minut. Ostatním zabere přibližně 20 minut.

Vzhledem k tomu, že je vyhodnocována i výkonnost organizace, je zapotřebí vyplnit identifikační list organizace, kde jsou sbírána data pro vyhodnocení finančních ukazatelů. Tento identifikační list za organizaci vyplňuje jeden představitel managementu.

8) Jak vypadá závěrečná zpráva z analýzy sdílení znalostí v organizaci?

Ukázku ze závěrečné zprávy najdete zde:

9) Můžu se podívat, jak přesně bude dotazník a identifikační list organizace vypadat?

Tyto informace najdete zde:

Dotazník pro analýzu

Identifikační list organizace

10) Máme mezi zaměstnanci cizince. Nabízíte dotazník i v angličtině?

Ano, dotazník je k dispozici v české i anglické jazykové verzi.